Manual - Requisitante – Central de ajuda Ahlex

Manual - Requisitante

Sumário

Como criar uma requisição no Portal Ahlex?...........................................................4
1.1. Login ...............................................................................................................4
1.2. Menu Home.....................................................................................................4
1.2.1. Dashboard .................................................................................................4
1.2.2. Alterar Senha.............................................................................................5
1.2.3. Minhas mensagens....................................................................................5
Menu Requisição ............................................................................................6
2.1.1 Todas as Requisições: Criação da Requisição .........................................6
2.1.2. Exclusão de Requisição ..........................................................................11
2.1.3. Copiar uma requisição.............................................................................12
2.1.4. Processo de aprovação de requisição no portal Ahlex............................12
2.1.5. Acompanhamento da Requisição............................................................13
2.1.6. Interromper processo de aprovação........................................................14
2.1.7. Histórico da requisição no Portal Ahlex ...................................................15
2.1.8. Exportar requisição para Excel................................................................16
2.1.9. Todas Requisições (Por item) .................................................................17

1. Como criar uma requisição no Portal Ahlex?

Antes de começar, é importante destacar que as requisições são criadas por usuários que possuem o perfil REQUISITANTE.

1.1. Login
Para criar uma requisição, primeiro acesse o portal utilizando seu login e senha, conforme mostrado na Figura 1.1 abaixo.

Figura 1.1: Tela de entrada no portal de compras da Ahlex

1.2. Menu Home
Este menu é composto por submenus como: Dashboard, Alterar senha, Minhas mensagens, Representar e Sair. Vamos verificar o funcionamento de cada um nas seções a seguir.

1.2.1. Dashboard
Após fazer o login, uma nova tela será exibida, conforme mostrado na Figura 1.2.

Figura 1.2: Tela do Dashboard com as informações gerais do portal

Nosso foco está nas requisições.

No lado esquerdo, há a coluna chamada Item de Requisição, que contém informações importantes.

Nela é apresentado um resumo da quantidade de itens de requisição que estão em determinada situação, como por exemplo: Em criação, Em alteração, Pendente de compra, Em cotação, entre outras.

1.2 Alterar senha

1.2.3. Minhas mensagens

Este menu é utilizado para armazenar todas as mensagens que serão enviadas ao requisitante, informando sobre a criação da cotação, o pedido para atender à requisição criada e sua aprovação.

2.1. Menu Requisição

2.1.1. Todas as Requisições: Criação da Requisição
Para iniciar o processo de criação das requisições, deve-se acessar o seguinte caminho no menu: Requisições » Todas as Requisições, conforme mostrado na Figura 1.5.

Figura 1.5: Caminho de acesso à criação de requisição

Ao acessar o menu Todas as requisições, o portal exibirá uma mensagem em um retângulo bege informando que os dados serão apresentados a partir de uma determinada data, conforme mostrado na Figura 1.6.

Essa mensagem indica que o portal filtrará as requisições dos últimos 30 dias, contados a partir da data de acesso.

Figura 1.6: Mensagem de filtro automático

A Figura 1.6 também apresenta outras informações referentes às requisições já criadas no portal ou integradas ao ERP, tais como:

Opções e botões:

Filtro Exibir: permite visualizar requisições em criação ou todas.
Botão Incluir: possibilita a inclusão ou criação de uma nova requisição.
Botão Excluir: exclui as requisições que ainda estão em configuração.

Colunas e suas funções:

Tipo: indica se a requisição é do tipo Compra, Tomada de preço ou Imediato.
Requisição: mostra a identificação da requisição no portal.
Código ERP: apresenta a identificação da requisição gerada no ERP.
Qt. Itens: quantidade de itens adicionados à requisição.
Prioridade: informa se a requisição é de prioridade normal ou urgente.
Requisitante: indica o usuário que criou a requisição.
Data de criação: informa a data e o horário de criação da requisição.

Conhecendo todos os campos da tela Todas as requisições, vamos criar uma requisição do tipo compra. Para isso, clique no botão Incluir, que abrirá a tela mostrada na Figura 1.7. Todos os campos cujo texto está em vermelho são obrigatórios.

Figura 1.7: Tela para informar os Dados gerais da requisição

Observação: O procedimento para a criação da requisição do tipo Compra é o mesmo para a criação das requisições do tipo Imediato e Tomada de preço.

Nesta tela, devem ser fornecidas algumas informações importantes para o registro da requisição, tais como:

Planta: é a empresa que está solicitando.
Endereço de entrega: endereço de entrega da empresa selecionada.
Objeto de custo: setor solicitante da requisição.
Conta contábil: subdivisão do setor solicitante.
Tipo: indica se a requisição é do tipo Compra (passará por negociação), Tomada de preço (consulta de preços ao mercado) ou Imediato (regularização com fornecedor pretendido).
Prioridade: informa se a requisição é de prioridade Normal, Urgente ou Regularização de Nota Fiscal (NF).
Utiliza rateio objeto de custo e/ou conta contábil: permite definir se haverá rateio. Ao escolher SIM, deve-se indicar a porcentagem para cada par objeto de custo e conta contábil. A soma das porcentagens deve ser 100%, caso contrário o portal não permitirá prosseguir.
Anexos: possibilita anexar documentos referentes à requisição, podendo ser Público (visível para fornecedores) ou Interno (visível apenas para usuários da empresa).
Observações: permite adicionar observações relacionadas à requisição, podendo ser Pública ou Interna.

Observação: para adicionar uma informação, clique em Nova Observação, escolha o tipo de visibilidade e insira o texto da observação. Veja a Figura 1.8 abaixo.

Figura 1.8: Campo para adicionar observações referentes à requisição

Após preencher todos os dados da aba Dados gerais, clique no botão Salvar e avançar, localizado no canto inferior direito, para prosseguir com o processo.

Na aba Itens, é necessário incluir os itens que farão parte da requisição. Para isso, devem ser preenchidos os seguintes campos, conforme mostrado na Figura 1.9.

Figura 1.9: Tela para adicionar itens na requisição

Veja o que significa cada campo:

Produto/serviço: digite o nome ou código do produto ou serviço desejado e, ao identificá-lo na listagem retornada, clique para selecionar. (É exibido o código, descrição, família e unidade de medida do produto).
Quantidade: quantidade a ser requisitada para o produto/serviço selecionado.
Vl. Previsto (Valor previsto): valor esperado para os itens. Não fica visível para o fornecedor. Este campo não é obrigatório.
Data de entrega: data de entrega desejada.
Aplicação: campo apenas informativo no Portal de Compras, mas que em processos posteriores influencia no cálculo de impostos. Pode ser: Consumo, Industrialização, Revenda, Imobilizado, Manutenção ou Serviço.
Observação: permite adicionar observações para o item (não obrigatório).
Importante: em cada item também podem ser inseridos anexos e observações (com opção “Pública” ou “Interna”), conforme mostrado na Figura 1.8.

Após preencher as informações na aba Itens, clique no botão Incluir para adicionar o item à requisição em construção. Veja na Figura 1.10 como fica a tela com a inclusão dos itens.

Figura 1.10: Inclusão de itens na requisição

Observação: Na coluna Valor total, o valor para cada produto selecionado é calculado multiplicando os valores da coluna Qt. (quantidade) pelo valor da coluna Valor.

Durante a configuração da requisição, caso seja necessário alterar alguma informação de um item, clique no ícone de lápis.
E, se for excluí-lo, clique no botão com o círculo vermelho preenchido com a letra “X”.

Veja como aparece na Figura 1.11.

Figura 1.11: Tela Requisição Item onde é possível alterar as informações do item

Após preencher todos os dados da aba Itens, clique no botão Salvar e Avançar, localizado no canto inferior direito.

A última aba da criação de requisição (Finalizar) apresenta um resumo de todas as informações configuradas.

IMPORTANTE: Caso seja necessário voltar para alguma tela, basta clicar na aba Dados Gerais, Itens, Finalizar ou no botão Voltar. Se todas as informações estiverem corretas, clique em Finalizar e Enviar.

Figura 1.12: Tela final da Requisição com um resumo dos itens incluídos.

Após esta etapa, será exibida uma nova tela que permite ao requisitante enviar uma mensagem ao aprovador. Em seguida, a requisição entrará no fluxo de aprovação.

2.1.2. Exclusão de Requisição

Caso seja necessário excluir a requisição em criação, siga os passos indicados na Figura 1.13:

Marque o checkbox correspondente à requisição desejada.
Clique no botão Excluir.

Figura 1.13: Processo de exclusão de uma requisição em criação

2.1.3. Copiar uma requisição

O requisitante também pode copiar uma requisição já pronta, desde que ela esteja em processo de aprovação ou pendência de compras, clicando no botão Copiar requisição, conforme a Figura 1.14.

Essa opção é importante, pois caso o requisitante queira montar uma requisição com os mesmos itens de outra requisição, não precisará adicioná-los novamente, podendo apenas incluir novos itens na nova requisição ou editar os que já estavam inclusos.

**Figura 1.14: Opção de Copiar requisição**

2.1.4. Processo de aprovação de requisição no portal Ahlex

No portal, quando a requisição é enviada, ela entra no fluxo de aprovação para a regra na qual esteja englobada, devendo ser previamente cadastrada.

O fluxo de aprovação será determinado com base nas informações selecionadas e, a partir do momento em que a requisição for enviada para aprovação, o status dela será modificado para “Em aprovação”, cuja identificação é um relógio em amarelo, e os campos não serão mais editáveis.

No momento do envio, o usuário poderá escrever uma mensagem para os aprovadores, que serão notificados por e-mail sobre a pendência de aprovação, conforme a Figura 1.15.

Figura 1.15: Tela de mensagem para o aprovador da requisição

Se o item da requisição não se enquadrar em nenhuma regra de aprovação, seja por objeto de custo, conta contábil, planta, família, tipo de pedido, requisitante ou porque o valor do item é superior ao valor máximo cadastrado na regra de aprovação, no momento do envio será exibida uma mensagem informando a inexistência da regra.

Figura 1.16: Mensagem indicando que não existe regra de aprovação para o item da requisição

Caso a requisição se enquadre na regra cadastrada, basta aguardar a análise dos aprovadores.

2.1.5. Acompanhamento da Requisição
O acompanhamento pode ser realizado acessando a requisição enviada para o processo de aprovação. O usuário requisitante poderá clicar no ícone do relógio amarelo e visualizar a situação de cada item da requisição.

Figura 1.17: Situação do item da requisição em aprovação

2.1.6. Interromper processo de aprovação

Na Figura 1.17 existe a flag que permite interromper a aprovação. Ao clicar neste botão, o usuário deverá informar uma mensagem para justificar a solicitação de interrupção, conforme a Figura 1.18.

Figura 1.18: Tela de mensagem para justificar a interrupção

Após confirmar esta justificativa, uma nova flag, formada por um triângulo azul,

irá aparecer para o item correspondente.

Clicando no botão de lápis, será possível fazer as alterações; depois, clique no botão Salvar e Fechar e, para reenviar a requisição para aprovação, basta clicar no botão com o círculo verde preenchido com um triângulo.

Veja a Figura 1.19.

Figura 1.19: Tela resultado de uma interrupção da aprovação

Após a aprovação de todos os aprovadores, a requisição muda para a situação Pendente de compra, onde será exibido um ícone de carrinho de compras na cor verde.

2.1.7. Histórico da requisição no Portal Ahlex
O histórico de uma requisição tem a função de mostrar as etapas de sua evolução. Cada vez que o processo evolui e os itens mudam de status, uma nova situação é adicionada ao histórico, que pode ser monitorado acessando os seguintes caminhos:

a) Requisição » Todas as requisições:

Acesse a requisição desejada.
Procure a coluna Situação.
Clique na imagem que mostra a situação de cada item.

b) Requisição » Todas Requisições (Por Item):

Apresenta todos os itens das requisições.
Para ver o histórico de cada item, procure a coluna Situação e clique na imagem que mostra a respectiva situação.

Observe na Figura 1.21 os registros para cada etapa.

Figura 1.21: Etapas da evolução da requisição

Cada vez que o requisitante faz um novo envio para aprovação, também são gravadas no histórico as alterações realizadas. Essas informações ficam disponíveis na linha do histórico do status, ao clicar no ícone destacado na coluna Alteração, conforme a Figura 1.22.

Figura 1.22: Caminho para acessar as alterações realizadas

Uma vez que a requisição passou por todo o processo de análise e foi aprovada, ela estará disponível no menu Pendência de compra e pronta para participar de uma cotação.

2.1.8. Exportar requisição para Excel
O portal de compras permite ao usuário exportar todas as requisições para Excel, a partir de uma data escolhida até o dia da pesquisa. Para isso:

Acesse o menu Requisição.
Escolha uma das opções: Todas as Requisições, Todas as Requisições (por item), Lista de Requisições ou Pendências de compras.
Clique no botão de opções ao lado do botão Incluir.
Selecione o campo Exportar para Excel.

Veja as figuras abaixo para referência.

Figura 1.23: Caminho para a exportação em cada parte do menu Requisição

A Figura 1.23 mostra como deve ser realizada a exportação para Excel. A planilha conterá apenas as requisições filtradas pelo usuário no campo Data de criação.

Se for informada apenas a data inicial, a pesquisa trará as requisições a partir da data escolhida até a data atual.
Observação importante: no menu Pendências de compra, a planilha será gerada com os dados de acordo com a aba selecionada.
- Exemplo:
  - Se a aba Compras estiver selecionada, a planilha trará somente as requisições do tipo Compra.
  - Se a aba Imediato estiver selecionada, a planilha trará somente as requisições do tipo Imediato.
  - O mesmo vale para as abas Contrato e Tomada de preço.

Cada planilha terá um nome com referência ao menu selecionado (Todas as Requisições, Todas as Requisições (por item), Lista de Requisições ou Pendências de compras), junto com a data e horário da exportação (hora, minuto e segundo).

Figura 1.24: Modelo do nome do arquivo para a exportação

2.1.9. Todas Requisições (Por item)

Essa tela permite que o requisitante faça uma análise mais criteriosa da requisição, pois cada linha da tabela representa um item da requisição e mostra como está a situação dele ao longo do processo de compras.

Figura 1.25: Tela que traz informações sobre os itens de requisição

A Figura 1.25 mostra as colunas, tais como: Tipo, Situação, Processo, Contrato, Requisição, Requisição ERP, Item, Prioridade, Data de criação, ERP do Fornecedor, Código do produto, Unidade de medida, Requisitante, Planta, Grupo de compra, entre outras.

Vamos ver quais informações algumas dessas colunas trazem para o requisitante:

a) Tipo: Indica o tipo de requisição: Tomada de preço , Compra ou Imediato .
b) Situação: Mostra a situação do item da requisição, como: Em criação , Em aprovação do ERP, Em aprovação , Em alteração , Pendente de sincronização com ERP, Pendente de compra , Encerrado , Compra efetivada , Tomada de preço realizada , Cancelado .
c) Processo: Pode ser: Não vinculado , Devolvido , Pendente de compra , Em cotação , Em pedido , Em contrato , Finalizado , Cancelado .
d) Contrato: Exibe o número do contrato, caso o item esteja associado.
e) Requisição: Mostra o número da requisição à qual o item está associado.
f) Prioridade: Classifica se a prioridade é Normal ou Urgente.
g) DT. Criação: Indica a data em que o item foi cadastrado na requisição.
h) Cód. prod.: Fornece o código do produto.
i) Produto/Serviço: Exibe a descrição do produto ou serviço.
j) Requisitante: Mostra o nome do requisitante.
k) Planta: Indica a planta à qual o requisitante está vinculado.